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Buenos Aires - Argentina

Edicion Nro. 165

Martes 3  de Mayo del 2011

 

Se distribuye en forma gratuita a 1.194 suscriptores voluntarios

Management en Salud es una publicacion electronica

que cada 15 dias y por me dio de suscripcion voluntaria gratuita

difunde temas relacionados con la Gestion de Instituciones de Salud

(Los acentos fueron obviados por cuestiones tecnicas)


Si Ud. no puede ver correctamente todas las imagenes, ingrese al siguiente enlace:

http://www.managementensalud.com.ar/Boletines/165/Boletin165.htm

 

INDICE

Comentario del Editor.

¿Que es Business Intelligence?

Business Intelligence es la habilidad para transformar los datos en informacion, y la informacion en conocimiento, de forma que se pueda optimizar el proceso de toma de decisiones en la gestion.

 


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Estimados suscriptores.

¿Hola, que tal?

En la presente edicion, a traves de la info que reproducimos del sitio de Sinnexus, intentamos explicar conceptualmente las nuevas herramientas de Business Intelligence con el fin de que puedan optimizar el proceso de toma de decisiones en la gestion .

Espero que el material publicado permita actualizar aun mas sus conocimientos y  contribuya a esta Era del Conocimiento.

Desde Buenos Aires, Argentina, les envio un afectuoso saludo.

Lic. Jorge Armando Guerra

Editor responsable del Management en Salud

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e-mail: managementensalud@yahoo.com.ar

Tel: (54 11) 4581-0673  -  Cel: 15 5661-5742 - Skype: jguerra_sky

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Nota de Interes:  ¿Que es Business Intelligence?


Business Intelligence es la habilidad para transformar los datos en informacion, y la informacion en conocimiento, de forma que se pueda optimizar el proceso de toma de decisiones en los negocios.

Desde un punto de vista mas pragmatico, y asociandolo directamente con las tecnologias de la informacion, podemos definir Business Intelligence como el conjunto de metodologias, aplicaciones y tecnologias que permiten reunir, depurar y transformar datos de los sistemas transaccionales e informacion desestructurada (interna y externa a la compañia) en informacion estructurada, para su explotacion directa (reporting, analisis OLTP / OLAP, alertas...) o para su analisis y conversion en conocimiento, dando asi soporte a la toma de decisiones sobre el negocio.

La inteligencia de negocio actua como un factor estrategico para una empresa u organizacion, generando una potencial ventaja competitiva, que no es otra que proporcionar informacion privilegiada para responder a los problemas de negocio: entrada a nuevos mercados, promociones u ofertas de productos, eliminacion de islas de informacion, control financiero, optimizacion de costes, planificacion de la produccion, analisis de perfiles de clientes, rentabilidad de un producto concreto, etc...

Los principales productos de Business Intelligence que existen hoy en dia son:

  • Cuadros de Mando Integrales (CMI)

  • Sistemas de Soporte a la Decision (DSS)

  • Sistemas de Informacion Ejecutiva (EIS)

Por otro lado, los principales componentes de origenes de datos en el Business Intelligence que existen en la actualidad son:

Los sistemas y componentes del BI se diferencian de los sistemas operacionales en que estan optimizados para preguntar y divulgar sobre datos. Esto significa tipicamente que, en un datawarehouse, los datos estan desnormalizados para apoyar consultas de alto rendimiento, mientras que en los sistemas operacionales suelen encontrarse normalizados para apoyar operaciones continuas de insercion, modificacion y borrado de datos. En este sentido, los procesos ETL (extraccion, transformacion y carga), que nutren los sistemas BI, tienen que traducir de uno o varios sistemas operacionales normalizados e independientes a un unico sistema desnormalizado, cuyos datos esten completamente integrados.

 

En definitiva, una solucion BI completa permite:

  • Observar ¿que esta ocurriendo?

  • Comprender ¿por que ocurre?

  • Predecir ¿que ocurriria?

  • Colaborar ¿que deberia hacer el equipo?

  • Decidir ¿que camino se debe seguir?

 

 

 

Cuadro de Mando Integral

El Cuadro de Mando Integral (CMI), tambien conocido como Balanced Scorecard (BSC) o dashboard, es una herramienta de control empresarial que permite establecer y monitorizar los objetivos de una empresa y de sus diferentes areas o unidades.

Tambien se puede considerar como una aplicacion que ayuda a una compañia a expresar los objetivos e iniciativas necesarias para cumplir con su estrategia, mostrando de forma continuada cuando la empresa y los empleados alcanzan los resultados definidos en su plan estrategico.

Diferencia con otras herramientas de Business Intelligence

El Cuadro de Mando Integral se diferencia de otras herramientas de Business Intelligence, como los Sistemas de Soporte a la Decision (DSS) o los Sistemas de Informacion Ejecutiva (EIS), en que esta mas orientados al seguimiento de indicadores que al analisis minucioso de informacion. Por otro lado, es muy comun que un CMI sea controlado por la direccion general de una compañia, frente a otras herramientas de Business Intelligence mas enfocadas a a la direccion departamental. El CMI requiere, por tanto, que los directivos analicen el mercado y la estrategia para construir un modelo de negocio que refleje las interrelaciones entre los diferentes componentes de la empresa (plan estrategico). Una vez que lo han construido, los responsables de la organizacion utilizan este modelo como mapa para seleccionar los indicadores del CMI.

 

Tipos de Cuadros de Mando

  • El Cuadro de Mando Operativo (CMO), es una herramienta de control enfocada al seguimiento de variables operativas, es decir, variables pertenecientes a areas o departamentos especificos de la empresa. La periodicidad de los CMO puede ser diaria, semanal o mensual, y esta centrada en indicadores que generalmente representan procesos, por lo que su implantacion y puesta en marcha es mas sencilla y rapida. Un CMO deberia estar siempre ligado a un DSS (Sistema de Soporte a Decisiones) para indagar en profundidad sobre los datos.

  • El Cuadro de Mando Integral (CMI), por el contrario, representa la ejecucion de la estrategia de una compañia desde el punto de vista de la Direccion General (lo que hace que esta deba estar plenamente involucrada en todas sus fases, desde la definicion a la implantacion). Existen diferentes tipos de cuadros de mando integral, si bien los mas utilizados son los que se basan en la metodologia de Kaplan & Norton. La principales caracteristicas de esta metodologia son que utilizan tanto indicadores financieros como no financieros, y que los objetivos estrategicos se organizan en cuatro areas o perspectivas: financiera, cliente, interna y aprendizaje/crecimiento.

    • La perspectiva financiera incorpora la vision de los accionistas y mide la creacion de valor de la empresa. Responde a la pregunta: ¿Que indicadores tienen que ir bien para que los esfuerzos de la empresa realmente se transformen en valor? Esta perspectiva valora uno de los objetivos mas relevantes de organizaciones con animo de lucro, que es, precisamente, crear valor para la sociedad.

    • La perspectiva del cliente refleja el posicionamiento de la empresa en el mercado o, mas concretamente, en los segmentos de mercado donde quiere competir. Por ejemplo, si una empresa sigue una estrategia de costes es muy posible que la clave de su exito dependa de una cuota de mercado alta y unos precios mas bajos que la competencia. Dos indicadores que reflejan este posicionamiento son la cuota de mercado y un indice que compare los precios de la empresa con los de la competencia.

    • La perspectiva interna recoge indicadores de procesos internos que son criticos para el posicionamiento en el mercado y para llevar la estrategia a buen puerto. En el caso de la empresa que compite en coste, posiblemente los indicadores de productividad, calidad e innovacion de procesos sean importantes. El exito en estas dimensiones no solo afecta a la perspectiva interna, sino tambien a la financiera, por el impacto que tienen sobre las rubricas de gasto.

    • La perspectiva de aprendizaje y crecimiento es la ultima que se plantea en este modelo de CMI. Para cualquier estrategia, los recursos materiales y las personas son la clave del exito. Pero sin un modelo de negocio apropiado, muchas veces es dificil apreciar la importancia de invertir, y en epocas de crisis lo primero que se recorta es precisamente la fuente primaria de creacion de valor: se recortan inversiones en la mejora y el desarrollo de los recursos.

Pese a que estas cuatro son las perspectivas mas genericas, no son "obligatorias". Por ejemplo, una empresa de fabricacion de ropa deportiva tiene, ademas de la perspectiva de clientes, una perspectiva de consumidores. Para esta empresa son tan importantes sus distribuidores como sus clientes finales.

Una vez que se tienen claros los objetivos de cada perspectiva, es necesario definir los indicadores que se utilizan para realizar su seguimiento. Para ello, debemos tener en cuenta varios criterios: el primero es que el numero de indicadores no supere los siete por perspectiva, y si son menos, mejor. La razon es que demasiados indicadores difuminan el mensaje que comunica el CMI y, como resultado, los esfuerzos se dispersan intentando perseguir demasiados objetivos al mismo tiempo. Puede ser recomendable durante el diseño empezar con una lista mas extensa de indicadores. Pero es necesario un proceso de sintesis para disponer de toda la fuerza de esta herramienta.

No obstante, la aportacion que ha convertido al CMI en una de las herramientas mas significativas de los ultimos años es que se cimenta en un modelo de negocio. El exito de su implantacion radica en que el equipo de direccion se involucre y dedique tiempo al desarrollo de su propio modelo de negocio.

Beneficios de la implantacion de un Cuadro de Mando Integral

  • La fuerza de explicitar un modelo de negocio y traducirlo en indicadores facilita el consenso en toda la empresa, no solo de la direccion, sino tambien de como alcanzarlo.

  • Clarifica como las acciones del dia a dia afectan no solo al corto plazo, sino tambien al largo plazo.

  • Una vez el CMI esta en marcha, se puede utilizar para comunicar los planes de la empresa, aunar los esfuerzos en una sola direccion y evitar la dispersion. En este caso, el CMI actua como un sistema de control por excepcion.

  • Permita detectar de forma automatica desviaciones en el plan estrategico u operativo, e incluso indagar en los datos operativos de la compañia hasta descubrir la causa original que dio lugar a esas desviaciones.

Riesgos de la implantacion de un Cuadro de Mando Integral

  • Un modelo poco elaborado y sin la colaboracion de la direccion es papel mojado, y el esfuerzo sera en vano.

  • Si los indicadores no se escogen con cuidado, el CMI pierde una buena parte de sus virtudes, porque no comunica el mensaje que se quiere transmitir.

  • Cuando la estrategia de la empresa esta todavia en evolucion, es contraproducente que el CMI se utilice como un sistema de control clasico y por excepcion, en lugar de usarlo como una herramienta de aprendizaje.

  • Existe el riesgo de que lo mejor sea enemigo de lo bueno, de que el CMI sea perfecto, pero desfasado e inutil.

Si no esta familiarizado con la utilizacion de un cuadro de mando integral, puede resultarle util, ademas, examinar las siguientes definiciones:

  • Plan director

  • Plan estrategico

  • Plan operativo anual (POA)

  • Sistemas de Soporte a la Decision (DSS)

  • Sistemas de Informacion Ejecutiva (EIS)

Sistemas de Soporte a la Decision (DSS)

Un Sistema de Soporte a la Decision (DSS) es una herramienta de Business Intelligence enfocada al analisis de los datos de una organizacion.

En principio, puede parecer que el analisis de datos es un proceso sencillo, y facil de conseguir mediante una aplicacion hecha a medida o un ERP sofisticado. Sin embargo, no es asi: estas aplicaciones suelen disponer de una serie de informes predefinidos en los que presentan la informacion de manera estatica, pero no permiten profundizar en los datos, navegar entre ellos, manejarlos desde distintas perspectivas... etc.

 

El DSS es una de las herramientas mas emblematicas del Business Intelligence ya que, entre otras propiedades, permiten resolver gran parte de las limitaciones de los programas de gestion. Estas son algunas de sus caracteristicas principales:

  • Informes dinamicos, flexibles e interactivos, de manera que el usuario no tenga que ceñirse a los listados predefinidos que se configuraron en el momento de la implantacion, y que no siempre responden a sus dudas reales.

  • No requiere conocimientos tecnicos. Un usuario no tecnico puede crear nuevos graficos e informes y navegar entre ellos, haciendo drag&drop o drill through. Por tanto, para examinar la informacion disponible o crear nuevas metricas no es imprescindible buscar auxilio en el departamento de informatica.

  • Rapidez en el tiempo de respuesta, ya que la base de datos subyacente suele ser un datawarehouse corporativo o un datamart, con modelos de datos en estrella o copo de nieve. Este tipo de bases de datos estan optimizadas para el analisis de grandes volumenes de informacion (vease analisis OLTP-OLAP).

  • Integracion entre todos los sistemas/departamentos de la compañia. El proceso de ETL previo a la implantacion de un Sistema de Soporte a la Decision garantiza la calidad y la integracion de los datos entre las diferentes unidades de la empresa. Existe lo que se llama: integridad referencial absoluta.

  • Cada usuario dispone de informacion adecuada a su perfil. No se trata de que todo el mundo tenga acceso a toda la informacion, sino de que tenga acceso a la informacion que necesita para que su trabajo sea lo mas eficiente posible.

  • Disponibilidad de informacion historica. En estos sistemas esta a la orden del dia comparar los datos actuales con informacion de otros periodos historicos de la compañia, con el fin de analizar tendencias, fijar la evolucion de parametros de negocio... etc.

 Diferencia con otras herramientas de Business Intelligence

El principal objetivo de los Sistemas de Soporte a Decisiones es, a diferencia de otras herramientas como los Cuadros de Mando (CMI) o los Sistemas de Informacion Ejecutiva (EIS), explotar al maximo la informacion residente en una base de datos corporativa (datawarehouse o datamart), mostrando informes muy dinamicos y con gran potencial de navegacion, pero siempre con una interfaz grafica amigable, vistosa y sencilla.

 Otra diferencia fundamental radica en los usuarios a los que estan destinadas las plataformas DSS: cualquier nivel gerencial dentro de una organizacion, tanto para situaciones estructuradas como no estructuradas. (En este sentido, por ejemplo, los CMI estan mas orientados a la alta direccion).

Por ultimo, destacar que los DSS suelen requerir (aunque no es imprescindible) un motor OLAP subyacente, que facilite el analisis casi ilimitado de los datos para hallar las causas raices de los problemas/pormenores de la compañia.

Tipos de Sistemas de Soporte a Decisiones

  • Sistemas de informacion gerencial (MIS): Los sistemas de informacion gerencial (MIS, Management Information Systems), tambien llamados Sistemas de Informacion Administrativa (AIS) dan soporte a un espectro mas amplio de tareas organizacionales, encontrandose a medio camino entre un DSS tradicional y una aplicacion CRM/ERP implantada en la misma compañia.

  • Sistemas de informacion ejecutiva (EIS): Los sistemas de informacion ejecutiva (EIS, Executive Information System) son el tipo de DSS que mas se suele emplear en Business Intelligence, ya que proveen a los gerentes de un acceso sencillo a informacion interna y externa de su compañia, y que es relevante para sus factores clave de exito.

  • Sistemas expertos basados en inteligencia artificial (SSEE); Los sistemas expertos, tambien llamados sistemas basados en conocimiento, utilizan redes neuronales para simular el conocimiento de un experto y utilizarlo de forma efectiva para resolver un problema concreto. Este concepto esta muy relacionado con el datamining.