Dentro del plan estrategico de infraestructuras de la nueva Fe, se planteo como proyecto clave, la posibilidad de disponer de un sistema de direccionamiento completo de pacientes, asi como de orientacion dentro del centro.

El objetivo principal es que el sistema de direccionamiento funcione de forma que, cada uno de los pacientes que llega al hospital, obtenga un ticket de su cita con un codigo, donde se le indicara la consulta en la que esta citado, la hora y la ubicacion.

Como refuerzo para el centro, y considerando las dimensiones, dentro del mismo sistema habra un programa de seleccion de rutas, que mostrara un mapa en la pantalla del dispensador indicando al usuario cual es el camino mas corto a seguir desde el punto en el cual se encuentra y hasta la consulta en la que esta citado.

Dadas las dimensiones del centro, es crucial que se lleve a cabo este proyecto, ya que algunas salas de espera tienen mas de 500m2 y por tanto, es inviable que el personal asistencial llame a los pacientes. Se logra con esto el orden y silencio necesario en un centro hospitalario, asi como la mejor distribucion de los pacientes en las zonas donde seran posteriormente atendidos.

Para poner en marcha el sistema, la solucion hardware estara provista de los siguientes elementos:

·    Un total de 37 quioscos o dispensadores de validacion de la cita con su hardware y software necesario, la pantalla sera tactil de 19″, e ira provisto de lector de tarjeta SIP y de codigo de barras.

o         Todos los equipos dispondran de impresora de ticket de cita y lector de codigo de barras.

o         Un porcentaje de los quioscos ubicados en los accesos principales, tendran la posibilidad de, ademas de visualizar en pantalla, imprimir un plano informativo con la ruta mas sencilla para llegar a la consulta.

o         Tambien se podra visualizar los mapas del hospital por planta o area.

o         Todos los quioscos estaran adaptados a disminuidos fisicos.

o         Se instalaran tres dispensadores de turno para hospitalizacion programada, admision, SAIP y rayos.

·    Hay prevision de poner en marcha 176 monitores industriales de 40″ en las salas de espera. Los equipos llevan embebido un PC, por tanto, son sistemas independientes que pueden gestionar su propia cola.

o         Tienen sistema de ahorro de energia

o         Son anti-vandalicos

o         Su posicion puede ser vertical u horizontal en funcion de las necesidades del servicio y del momento.

·    Ademas, hay previstas 40 impresoras termicas de contingencia (fallo de los dispensadores) en los puestos de celadores, admision y del SAIP, ademas de diez lectores de codigo de barras.

 La solucion software sera la siguiente:

·    Subsistema de informacion al publico

·    Subsistema de citacion y llamadas a pacientes

·    Subsistema de orientacion al publico y consulta de rutas

·    Subsistema de integracion con Orion Clinic e IRIS

·    Subsistema de inventario, mantenimiento y supervision

·    Subsistema de administracion y gestion general de la solucion.

·    Programa de gestion de llamadas en los puestos cliente de las consultas, integrado con la Historia Clinica electronica para la correcta realizacion de la llamada al paciente.

·    Integracion con las aplicaciones de historia clinica

Las areas de alcance del proyecto son las siguientes:

·    Consultas externas y tecnicas asociadas a las mismas.

·    Area de diagnostico de Imagen.

·    Unidad de cirugia sin ingreso.

·    Unidad de fecundacion in-vitro.

·    Hospital de Dia adultos.

·    Hospital de Dia infantil.

·    Unidad de quemados.

·    Unidad de oncologia.

·    Litotricia

·    Hospitalizacion programada.

·    Rehabilitacion.

·    Unidad de Neumologia.

·    Unidad de urologia.

·    Unidad de endoscopias.

·    Maternidad.

·    Hemodialisis.

·    Extracciones.

·    Urgencias.

·    Admision.

·    Servicio de Atencion e Informacion al Paciente (SAIP).

Con el diseño propuesto se pretende cumplir cinco objetivos primordiales establecidos en las lineas estrategicas del plan de puesta en marcha del centro:

1.       1.- Lograr informar y orientar al paciente de manera clara y visual acerca del estado y lugar de su cita.

2.       2.- Organizar la distribucion de los pacientes en las salas correspondientes consiguiendo una circulacion fluida en el centro.

3.       3.- Disminuir el numero de recursos humanos destinados a dar cita e informar a los pacientes, para asi poder dedicarlos a tareas mas productivas del centro.

4.       4.- Como consecuencia del punto anterior: disminucion de costes destinado a esta tarea.

5.       5.- Conseguir que el diseño sea eficiente y cumpla los estandares establecidos en cuanto a ahorro energetico.

Esta orientado a la mejor atencion al paciente, dado que sera mas limpio, agil y el personal de enfermeria podra estar centrado en su trabajo y no en tener que estar buscando al paciente para ser atendido.

La solucion estara conectada al sistema central de citacion, es decir, estara totalmente integrada con el modulo de citacion de la historia clinica informatica, de forma que se podra determinar si el paciente esta citado o no en una fecha y hora determinada, asi como el numero de citas que tiene para un dia determinado.

El sistema de identificacion a utilizar sera mediante la lectura de la tarjeta SIP, que debera introducirse en una dispensadora a la llegada al centro.

Como contingencia, el paciente podra pasar el codigo de barras de la hoja de citacion que se envia a su domicilio, para que se pueda validar en el sistema. No obstante, y ante cualquier problema con la tarjeta SIP (olvido, dañada, etc…), el quiosco de informacion recordara al paciente que debe llevar siempre consigo la tarjeta o bien actualizarla.

Funcionamiento general del sistema:

El circuito general de funcionamiento del sistema es el siguiente:

El paciente llega al hospital y se dirige a los quioscos de informacion situados en los halls de entrada. En este caso, los quioscos son simplemente informativos.

El paciente introduce la tarjeta SIP en el quiosco y el sistema le muestra que citas tiene, asi como un plano de ubicacion de donde esta y como llegar a las consultas o tecnicas que tenga para ese dia.

En caso de olvido o fallo de la tarjeta SIP, tendra la opcion de utilizar el codigo de barras para validarse.

Para fallos de cualquiera de las validaciones, el sistema derivara al servicio de atencion al cliente o a Admision, dependiendo de la incidencia, colocando al paciente en la cola del sistema de cada servicio de manera automatica.

Los quioscos de la entrada no expenderan el ticket de cita, unicamente, y solo algunos de ellos, tendran la capacidad de imprimir el plano de orientacion para la llegada a la planta de la primera consulta.

Una vez en la zona donde va a pasar consulta, entonces el paciente debera validarse en el quiosco ubicado en la planta o servicio destino, y entonces si se imprimira el ticket de cita donde se mostrara la siguiente informacion:

·    Nombre y apellidos del paciente

·    Servicio destino, ubicacion y medico responsable

·    Hora de la cita.

·    Codigo del paciente

Una vez el paciente se ha validado, ocurren dos cosas:

1.       En el sistema aparece como registrado y entra en la cola para ser llamado por las pantallas de salas de espera.

2.       En la agenda del medico aparece el paciente como “llegado a la sala de espera”.

3.       Cuando llegue el turno, el personal sanitario llamara al paciente desde el puesto de trabajo mediante el software de gestion de colas.

Ejemplo pantalla en sala de espera

El paciente, que se encuentra en la sala de espera, sera llamado mostrando en la pantalla (en primer lugar y parpadeando) el codigo que ha expedido el ticket del kiosco.

Las pantallas de cada sala mostraran la informacion de todas las consultas ubicadas en la zona, ademas del turno del mostrador de citacion.

Cuando se produce la llamada, el sistema muestra al funcional la informacion relativa al paciente que va a ser atendido, por tanto, se puede comenzar a pasar consulta.

En el apartado de “funcionalidades de la aplicacion” se describiran los estados posibles.

Funcionalidades de los quioscos

Como resumen, las funcionalidades de los quioscos seran:

·    Opcion de visualizacion de lugar y mapas del hospital.

·    Informacion ubicacion de consultas y areas de especialidades.

·    Calculo de rutas cuyo origen y destino se seleccione.

·    Lectura de tarjeta SIP.

·    Lectura del codigo de barras de la cita.

·    Identificacion del paciente, validacion de la cita y emision de ticket.

·    Emision de certificados de asistencia medica (p.ej, para ausencia de trabajo).

·    Derivacion a admision y posibilidad de dar turno para los distintos mostradores.

·    Derivacion al SAIP con posibilidad de dar turnos para los distintos mostradores.

·    Boton “sin tarjeta-sin cita” para derivacion a la cola de admision.

·    Deteccion de fallos de ubicacion del paciente una vez en la planta.

·    Mostrar advertencia de actualizacion de datos de SIP, etc…

·    Al validar la cita de CEX en planta, deteccion de ubicacion incorrecta.

·    Informacion al paciente de que llega tarde a la cita, pero emision igualmente del ticket hasta un intervalo determinado.

·    Posibilidad de mostrar el programa de actualizacion de datos de SIP y modificarlo mediante pantalla tactil, o bien que la funcionalidad se pueda visualizar en los quioscos de los HALL de entrada.

Visualizacion de los monitores

Los monitores de las zonas de espera mostraran la siguiente informacion:

·    Turno de cada una de las consultas asociadas a la sala.

·    Turno de citacion de la planta o servicio asociado.

·    Informacion corporativa del centro, o sobre campañas sanitarias (vacunacion, donacion de sangre, etc…)

Funcionalidades de la aplicacion

La aplicacion funcionara de la siguiente manera:

Se dispondra de una agenda para cada consulta y especialidad con las citas previstas para cada dia.

Dicha agenda visualizara el nombre y apellidos del paciente, numero de historia y hora prevista de la cita para cada paciente e informacion de estado entre las siguientes posibilidades:

·    Citado: el paciente dispone de cita previa, pero aun no ha llegado al Hospital.

·    Validado: el paciente ha llegado al hospital y se ha validado en el quiosco de planta.

·    Llamado: el paciente ha sido llamado a consulta pero no ha acudido a la llamada.

·    En consulta: el paciente ha sido llamado a consulta y esta siendo atendido.

·    En tecnicas: el paciente ha sido atendido y se encuentra en espera de realizacion de pruebas y/o exploraciones que ha solicitado el medico para su diagnostico.

·    Tecnicas Finalizadas: el paciente ha realizado las pruebas y/o exploraciones indicadas y se encuentra en la sala de espera pendiente de volver a ser llamado por el medico para analizar el resultado de las pruebas.

·    En diagnostico: el paciente ha sido llamado a consulta y esta siendo atendido tras la realizacion de las pruebas/exploraciones indicadas.

·    Finalizado: el paciente ha sido atendido y ha finalizado el circuito.

La agenda estara ordenada por fecha y hora de la cita previa.

Cuando es necesaria la realizacion de pruebas y/o exploraciones para su diagnostico, el paciente es derivado a la sala de espera de Exploracion Funcional de su misma planta, mediante registro en la agenda de las pruebas y/o exploraciones que deben ser realizadas.

Estas pruebas NO se obtienen del sistema de citacion del hospital, sino que las maneja el mismo sistema de colas y por tanto no quedaran reflejadas en primero por no existir mensajeria actualmente.

Para la realizacion de dichas pruebas no se obtiene nueva cita previa, sino que con el mismo ticket obtenido para la consulta en CEX sera llamado.

Las funcionalidades asociadas a este tipo de agendas son las siguientes:

·    Siguiente paciente: permite llamar a consulta al siguiente paciente por orden de cita previa.

·    Seleccionar paciente: permite llamar a consulta al paciente seleccionado.

·    Derivar paciente: permite enviar el paciente a la realizacion de pruebas/exploraciones.

·    Cierre temporal: para indicar el cierre temporal de la consulta.

·    Cerrar consulta: para indicar el fin del horario de consulta.

El circuito de urgencias

En admision de urgencias se tomara los datos en el sistema IRIS y se volcaran los datos al sistema de llamada a pacientes mediante la mensajeria.

Los pacientes no disponen de sistema de llamada mediante ticket sino que en este caso, al contrario que en funcionamiento general, seran llamados por nombre y apellidos.

Los pacientes con severidad alta seran atendidos inmediatamente y no se incluiran en el sistema de llamada a pacientes, puesto que pasaran directamente a la zona de atencion.

El resto de pacientes se distribuiran en tres agendas denominadas: Niños, Adultos y Quemados.

Los pacientes se atienden por orden de llegada a la sala de espera correspondiente, ya que cada uno de los casos anteriores tendra una zona dedicada.

En el caso de Niños, se establece una prioridad durante el triaje, pasando a otra sala de espera donde seran llamados por orden de prioridad.

Dicho orden de prioridad se introduce en la aplicacion de triaje, de modo que el sistema de llamadas a pacientes recibira la lista de pacientes en sala de espera ordenados por prioridad cada vez que se realice el triaje de un paciente (que es cuando dicha prioridad puede cambiar).

Como existira mas de un box para la atencion del paciente, dispondremos de una presentacion en los monitores similar a la explicada anteriormente.

En el caso de Quemados se realiza la llamada por orden de llegada.

En el caso de Adultos se establece una prioridad durante el triaje, pasando a otra sala de espera donde seran llamados por orden de prioridad (al igual que en el caso de los Niños).

Tras recibir la primera atencion, se envia al paciente a una de las salas de espera diferentes, donde seran atendidos por orden de llegada.

Las zonas podran ser las siguientes: Consulta Rapida, Enfermeria, electrocardiograma, Analitica, diagnostico de imagen y Observacion.

En el caso de necesidad de mas de una prueba del tipo electro, analitica y exploracion radiologica; estas deberan realizarse en el orden indicado y tras la realizacion de dichas pruebas, se envia al paciente a la sala de espera donde sera llamado para recibir la segunda atencion.

Se dispondra de una agenda para niños, otra para quemados y otra para adultos.

Dicha agenda visualizara el nombre y apellidos del paciente, numero de historia e informacion de estado entre las siguientes posibilidades:

·    Pendiente Triaje: el paciente se encuentra en la sala de espera de triaje.

·    Llamado Triaje: el paciente ha sido llamado a triaje pero no ha acudido.

·    En triaje: el paciente ha sido llamado a triaje y esta siendo atendido.

·    Realizado Triaje: el paciente ha sido triado, se ha asignado prioridad y se encuentra en la sala de espera de primera atencion.

·    Llamado: el paciente ha sido llamado a consulta pero no ha acudido a la llamada.

·    En consulta: el paciente ha sido llamado a consulta y esta siendo atendido.

·    En electro: el paciente ha sido atendido y se encuentra en espera de realizacion de electro, s para su diagnostico.

·    En analisis: el paciente ha sido atendido y se encuentra en espera de realizacion de analitica para su diagnostico.

·    En rayos: el paciente ha sido atendido y se encuentra en espera de realizacion de exploracion radiologica para su diagnostico.

·    Tecnicas Finalizadas: el paciente ha realizado las pruebas indicadas y se encuentra en la sala de espera de segunda atencion pendiente de ser llamado.

·    En diagnostico: el paciente ha sido llamado a consulta y esta siendo atendido tras la realizacion de las pruebas indicadas.

·    Finalizado: el paciente ha sido atendido y ha finalizado el circuito.

En caso que el paciente pase a observacion, sale del circuito del sistema.

Como conclusion, el sistema permite obtener trazabilidad y seguimiento de cada uno de los pacientes, con lo que se logra, ademas de ordenar el flujo de forma eficaz y eficiente, extraer estadisticas de rendimiento, tiempos y funcionamiento del sistema para asi poder mejorar la calidad en la atencion.

Autor:

Pilar Raro

Hospital La Fe (Valencia, España)

Fuente: Hospital Digital