MHS una organizacion lider en salud transformo la manera en que protegia e intercambiaba la informacion.

"Nuestro equipo necesitaba mejorar el servicio al cliente al distribuir historiales de los pacientes en formato CD-R, a la vez que asegurar que el nuevo flujo de trabajo no añadiera mas pasos intermedios", explica Sexton. 

Debbie Sexton, Directora de Registros Medicos, MHS

Fundada en Illinois en 1897, Memorial Health System (MHS) es una organizacion nacional del cuidado de la salud. Dedicada a ofrecer un completo cuidado al paciente, MHS ofrece una amplia variedad de centros de investigacion y tratamiento especializado, incluidos el Centro Regional para el Cancer, el Centro Regional de Quemados y el Memorial Instituto Vascular y del Corazon.

Regulada por la ley Health Insurance Portability and Accountability Act (HIPAA), MHS necesita asegurar la confidencialidad de todos los registros medicos, asi como adherirse a los exigentes requisitos de seguridad cuando ofrecen a los pacientes una copia de sus registros.

Con anterioridad, el equipo de Registros Medicos de MHS utilizaba un sistema basado en papel, manteniendo un archivo para cada paciente y copiando manualmente paginas cuando se le solicitaba. Como MHS trata a miles de pacientes cada dia y recibe cientos de solicitudes de informacion diarias, los recursos necesarios para preparar, copiar y entregar los documentos con informacion delicada se hacian excesivos y cada vez mas dificiles de gestionar. Ademas, muchos pacientes expresaron su interes en obtener copias electronicas para su incorporacion en sus equipos informaticos personales y asi reducir la posibilidad de que dichos documentos se perdieran o dañaran en un futuro.

Memorial Health System comprendio que podia mejorar la satisfaccion del cliente y reducir los costes operacionales si ofrecia copias electronicas de los registros que se solicitaban. Con el fin de satisfacer las regulaciones de la HIPAA, el formato electronico usado necesita tener encriptacion de datos. El formato tambien necesita ser una plataforma independiente y universal, para que los pacientes puedan abrir los archivos en sus equipos personales.

"Nuestro equipo necesitaba mejorar el servicio al cliente distribuyendo los registros de los pacientes en formato CD-R, asegurando que el nuevo flujo de trabajo no añadiera demasiados pasos adicionales a la carga de trabajo del personal", dice Debbie Sexton, Directora de Registros Medicos de MHS, añadiendo que al tener una extensa plantilla, la solucion elegida necesitaba ser facil de aprender y usar, minimizando el tiempo de formacion y necesitando poco conocimiento tecnico especializado para operarla.

Identificando PDF como el formato ideal gracias a sus caracteristicas de seguridad inherentes y la ubicuidad de los usuarios de PDF, MHS empezo a buscar una herramienta de creacion PDF sencilla que pudiera usarse para crear copias seguras electronicas de los registros de sus pacientes.

Tras una breve busqueda en Internet, el equipo de Memorial Health System encontro Nitro PDF Professional.

Con Nitro Pro, el personal de Registros Medicos puede ahora crear una copia electronica del archivo del paciente colocando una pagina en el escaner y seleccionado la opcion "Crear PDF de escaner" en la interfaz Nitro Pro. El usuario puede escanear tantas paginas como necesite y cuando ha finalizado, las paginas se fusionan en un unico PDF.

Con las opciones de seguridad de 128 bits de la herramienta, el personal de Registros Medicos puede agregar una contraseña al PDF final, que debe introducirse antes de que PDF pueda abrirse y ser visto en cualquier equipo informatico. El PDF se entrega al paciente en un CD permitiendo que los pacientes mantengan sus registros en un disco o copia portatil en sus propios equipos.

La solucion ha ofrecido la seguridad y la flexibilidad necesarias para asegurar que tanto las regulaciones HIPAA como los requisitos del cliente se satisfagan por completo en MHS.

Memorial Health System fue capaz de:

·          Reducir significativamente el tiempo necesario para procesar las solicitudes de informacion.

·          Proteger la informacion sensible del paciente y cumplir con los estrictos requisitos de confidencialidad de HIPAA.

·          Eliminar el desperdicio de papel y otros costes asociados con la creacion de copias fisicas de registros de los pacientes.

·          Aumentar la satisfaccion del cliente con la introduccion de un metodo mas eficiente y moderno de entrega de copias de registros.

Fuente: Consultor de Salud