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Introduccion

Uno de los mayores problemas que se presentan en todas las empresas es el unir a un conjunto de personas para que cumplan con un proposito organizacional.

Todas ellas posen necesidades, intereses, conocimientos, experiencias, expectativas y otras series de motivaciones diferentes.

La funcion del administrador es consolidar esta variedad de expectaciones en una misma de bien comun y amalgamarlos en un equipo que sienta y viva el mismo horizonte soportado en un mecanismo de comunicacion que fluya e irrigue todas las fibras del grupo.

Pero, ¿que es trabajar en equipo? ¿En que se diferencia de trabajar en grupo?.

Trabajar en grupo es realizar las cosas con un jefe que dirige e indica que se debe hacer, como lo debe hacer y para cuando se deben entregar los resultados, donde sus integrantes hacen lo que se les indica de manera separada e individual. Para que las personas logren el exito de sus tareas y cooperen con buena voluntad debe utilizarse el trabajo en equipo: “es un grupo de personas que trabajan para lograr una meta comun”. Sin embargo, esto es mucho mas.

A esta definicion debe agregarse un concepto bien importante: “SINERGIA. Un equipo es un grupo de personas que trabajan en forma sinergica para lograr una meta comun.

Cuando las personas trabajan juntas como equipo, cada una se beneficia del conocimiento, trabajo y apoyo de los demas miembros, lo cual lleva a una mayor productividad que la que se lograria por cada persona que la que se lograria por cada persona que trabajara al maximo de su capacidad como individuo”

Concepto de equipo

Siempre se ha afirmado que cuatro ojos ven mas que dos, y si lo hacen en la misma direccion, mucho mejor. Esto es que, mas que las capacidades individuales, la union de las competencias, las actitudes y las expectativas en torno a los objetivos comunes la construccion de proyectos, propuestas y soluciones a los problemas, el trabajo en equipo propendera por acciones mas y mejor fortalecidas e integrales. Un equipo no es casual pero si es causal. Los equipos a diferencia de los grupos son creados con el concepto de efectividad, y no solo de eficiencia. Para que el equipo sea efectivo, debe asegurarse que cada elemento trabaje a su capacidad optima y que cada uno colabore para lograr la sinergia que elevara su proyecto desde la plataforma de lanzamiento a su realizacion exitosa.

Para cambiar el concepto de grupo a equipo, debera cambiarse la actitud de las personas, esta es la clave del exito. Cuando usted como administrador actua como facilitador (coordinador o lider) no como jefe, las personas empiezan a sentirse y luego a actuar como miembros del equipo. La integracion de su equipo requiere planeacion cuidadosa. Ningun equipo puede surgir por si mismo; usted debe trabajar con los empleados para comunicar y explicar algunos factores:

·          Como espera que trabajen,

·          En que difiere el nuevo metodo de funcionamiento respecto al que estaban acostumbrados,

·          Donde pueden solicitar ayuda,

·          Como funcionara el nuevo equipo al trabajo.

Lo anter">Lo anterior pior plantea una nueva manera de manejar las relaciones y los problemas conforme ocurran. En lugar de tomas decisiones arbitrarias, anime a los miembros de su equipo a buscar soluciones a los problemas y a ejecutar soluciones. Comunique, guie y facilite, no solo dirija el trabajo de su equipo.

"La comunicacion en la organizacion, juega el papel de la sangre en el cuerpo humano, viaja y deja su informacion en cada celula de la empresa."

Caracteristicas de los equipos.

Los equipos eficientes presentar una serie de propiedades, que se presentan a continuacion:

·          Mutua interaccion o mancomunidad con un reconocimiento mutuo integral;

·          Metas y motivos comunes que permite aunar esfuerzos;

·          Conformacion de normas de comportamiento que establece limites de interaccion para sus relaciones personales y laborales que permita contribuir el logro de los objetivos;

·          Establecimiento de roles que posibilita diversos patrones de liderazgo entre sus miembros de acuerdo a las caracteristicas personales y profesionales de cada uno.

Otra caracteristicas de los equipos eficiente segun Rudolph F. Verderger en su libro ¡Comunicate! son:

·          Buen ambiente de trabajo que empieza con la disposicion de los asientos que fomenta una participacion plena, donde los integrantes puedan obtener una integracion completa;

·          Un numero optimo de miembros, que depende de la naturaleza de la tarea y de la necesidad de asegurar una buena interaccion;

·          La cohesion referida en mantener unido del grupo en cuanto a la comunicacion actualizada, la similitud de intereses y necesidades (homogeneidad), a las necesidades interpersonales de afecto, , inclusion y control;

·          El compromiso con la tarea y con el grupo;

·          Las reglas del grupo o principios de conducta establecidos o percibidos para dirigir el deber del grupo;

·          El consenso que se refiere a la toma de decisiones producto de la reflexion, interaccion y acuerdo total;

·          La preparacion de los temas de trabajo y discusion, los cuales deben ser compartidos y comunicados con anticipacion con un alto grado de calidad en la informacion.

·          Conforme a las condiciones actuales de competitividad en las organizaciones en un mundo globalizado, los equipos de trabajo presentan las siguientes ventajas que se pueden adicionar a las caracteristicas anteriores:

·          Genera motivacion en los colaboradores que lo hacen mas comprometido con la organizacion;

·          Incrementa los niveles de productividad gracias a la sinergia aportadas por sus colaboradores y sus competencias individuales;

·          Aumento de la satisfaccion de los colaboradores gracias a que la interaccion personal facilita el logro de la necesidad de afiliacion de los miembros;

·          Facilita la comunicacion dado que se crean dependencias interpersonales por funciones y sus responsabilidades;

·          Se desarrollan habilidades de trabajo multiple debido a que se compartes entrenamientos y practicas en el mismo espacio fisico o virtual;

·          Permite la flexibilidad organizacional ya que los equipos se enfocan en los procesos con una vision holistica de la empresa.

Roles de los integrantes de los equipos.

Los estudiosos del comportamiento identifican dos tipos fundamentales de papeles que se representan en los grupos con produccion: los encargados de la mision o labor que permite al grupo alcanzar su meta, y los del mantenimiento que pertenecen a las conductas del grupo que los mantiene unidos en su logro.

Papeles de labor. Entre estos se encuentran los que corresponde a las personas que ofrecen informacion u opinion sobre el contenido del trabajo. los buscadores de informacion, que tratan de buscarla en los otros, los analistas que indagan el contenido y razonamiento implicito en el trabajo; los coordinadores que mantienen al grupo sobre el camino; y los anotadores los cuales toman notas detalladas para mantener registros sobre las decisiones del grupo.

Papeles de manteninmiento. Son los que ayudan a que el grupo trabaje ininterrumpidamente como unidad. Estos son los partidarios que responden de manera oral, o no verbal, cuando se tocan buenos puntos; los reparadores de tensiones que reconocen cuando el proceso se estanca o cuando el grupo esta agotado y que con sus “apuntes” mejoran el espiritu de los integrantes; los armonistas que unen al grupo cuando se presentan polarizaciones en las opiniones; los moderadores que ayudan a mantener los canales de comunicacion abiertos y en equilibrio en la participacion de los integrantes.

Otros papeles pueden afectar la eficiencia del grupo y se consideran PAPELES NEGATIVOS. Estos son: los agresores que buscan fortalecer su propio nivel al criticar casi todo y culpar a otros ante dificultades del equipo; los bromistas se caracterizan por interrumpir para bromear o ridiculizar; los separatistas que se apartan del grupo, se retractan de sus opiniones o son indiferentes; los monopolistas que quieren disponer todo el tiempo del uso de la palabra dando impresion de su conocimiento.

Establecimiento de metas en equipo.

Uno de los estilos de administracion participativa moderna, donde se busca incrementar el compromiso y la mayor responsabilidad en el momento de alcanzar resultados, es la del empoderamiento. Este enfoque plantea el hecho de que los miembros de un equipo de trabajo propongan y desarrollen los planes de trabajo que los afecta directamente, a su vez ejecutaran los procedimientos de control necesarios para el alcance de las metas.

Para lograr efectividad en este proceso, se sugiere:

·          Participar con todos los miembros de su equipo desde las primeras etapas del proceso de planeacion;

·          Explicar los principales puntos del plan general;

·          Asignar los aspectos particulares del plan a los integrantes que mas conocen o que mas experiencia tienen para que lideren la labor;

·          Solicitar que cada persona describa como encaja en el plan general;

·          Ofrecer la oportunidad a que cada persona realice un comentario sobre cada etapa del plan;

·          Comunicar al equipo sus expectativas de logro y el alcance del trabajo;
- Comunicar las expectativas de la direccion general sobre la actuacion del equipo;

·          Definir conjuntamente los medios y tiempos de comunicacion a utilizar.

Dificultades de la comunicacion en el trabajo en equipo-

Son frecuentes los problemas de comunicacion que se presentan en un equipo de trabajo, generalmente debido a la personalidad y emotividad de cada uno de sus integrantes. Estas dificultades individuales y grupales deben ser identificadas por el lider y analizadas por todos oportunamente de manera seria y responsable. Los principios mencionados en el grafico anterior utilizados o arraigados en forma negativa por lideres o participantes constituyen barreras que afectan la comunicacion y el alcance de logros por parte de los equipos de trabajo

Otras actitudes y comportamientos de comunicacion que generan entropia al interior del grupo son:

·          El infantilismo

·          El sentimentalismo

·          La histeria

·          El egocentrismo

La aplicacion de la Ventana de Johari permite y facilita el descubrimiento individual y grupal de estos y otros problemas que pueden llevar al deterioro de las relaciones en el equipo.

Lo anterior demuestra que el arte y la tecnica de la comunicacion supone una profunda ACTITUD DE CAMBIO. Este cambio debe ser promovido por el lider o administrador que, si es necesario, se asesorara de sicologos o especialistas en el tema.

Bibliografia

·          HELLRIEGEL, D. SLOCUM, J.W. WOODMAN, R.W. Comportamiento Organizacional. Thomson Editores, 1999. Mexico.

·          KOONTZ, H. WEIHRICH, H. Administracion, una perspectiva global. Editorial Mc Graw Hill. Onceava edicion. 1998. Mexico.

·          ROBINNS, Comportamiento Organizacional. Editorial Mc Graw Hill.

·          VERDERBER, Rudolp F. ¡Comunicate! Thomson Editores. Novena Edicion. 1999. Mexico

Autor: Holmes Paz Quiñones (http://www.degerencia.com/holpaqui)

Fuente: DeGerencia

Articulo original: http://www.degerencia.com/articulo/la_comunicacion_y_el_trabajo_en_equipo