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Los Servicios de Farmacia (SF) de Hospital se ocupan de satisfacer las necesidades farmacoterapeuticas de los pacientes, internos o ambulatorios, a traves de la seleccion, preparacion, adquisicion, control, dispensacion e informacion de los medicamentos y otras actividades orientadas a una utilizacion adecuada, segura y costo-efectiva de los medicamentos, en beneficio de los pacientes atendidos en el hospital y/o su area de influencia.  La creciente complejidad en la medicacion de los pacientes crea la necesidad de potenciar y maximizar la intervencion farmaceutica en el tratamiento y seguimiento farmacoterapeutico. De esta manera, el farmaceutico de SF debe centrar sus actividades en la evaluacion individualizada de la situacion del paciente, en la prevencion o identificacion de problemas relacionados con los medicamentos (PRM) y planteamiento de las estrategias mas eficientes para resolver aquellos problemas detectados.

Para otras actividades tradicionalmente asociadas al farmaceutico de SF, como la adquisicion, dispensacion, preparacion y distribucion de medicamentos, los farmaceuticos, sin abandonar esta responsabilidad, buscan alternativas mas eficientes, tanto en terminos clinicos como economicos, a traves la automatizacion de procesos y el desarrollo informatico. Dentro de las iniciativas implantadas en este sentido, y des de hace ya unos años, los SF estan implantando sistemas automatizados de distribucion, o dispensacion, de medicamentos.

Caracteristicas principales.

Los sistemas automatizados de dispensacion de medicamentos consisten en armarios informatizados con cajones/compartimentos donde estan ubicados los medicamentos. Son comunmente llamados Estaciones Dispensadoras Perifericas (EDPs)[1] y su gestion esta controlada por la unidad de control central ubicada en el Servicio de Farmacia.

Una EDP se caracterizan por:

·          Disponer de un control de acceso: solo permite el acceso a los cajones/compartimentos de los medicamentos a personas autorizadas a traves de un codigo personal de acceso, una tarjeta magnetica u otros sistemas de control de acceso.

·          Ser altamente configurables: puede restringirse el acceso a los diferentes cajones/compartimentos, de manera que puede limitarse la dispensacion de los medicamentos de unos pacientes concretos (por ejemplo, los ingresados en la unidad) o, bien, a unos medicamentos y/o a unas unidades concretas/requeridas. Tambien pueden configurarse distintos privilegios de acceso para distintos profesionales (supervisoras, enfermeras, auxiliares, etc).

·          Ser de facil uso: suele utilizar una pantalla tactil a traves de la cual se opera con el sistema.

·          Llevar un registro continuo: todas las operaciones realizadas a traves de la EDP son registradas en la unidad central del Servicio de Farmacia. Estos registros permiten detectar roturas de stock y elaborar los listados de reposicion.

·          Tener capacidad de integracion con otros sistemas: algunos modelos de EDP pueden configurarse en modo integrado con la ficha farmacoterapeutica informatizada del paciente. Tambien pueden integrarse con un sistema de lectura por codigo de barras.

·          Controlar las condiciones ambientales: ofrece la posibilidad de incorporar circuitos refrigerados para medicamentos termolabiles.

·          Realizar un control de caducidad: algunos sistemas permiten disponer de las unidades de medicamentos segun su fecha de caducidad, dando prioridad a las unidades con la fecha de caducidad mas proxima.

Ventajas.

Entre las multiples ventajas que aportan estos sistemas destacan:

·          Una simplificacion de los flujos logisticos: la informatizacion de las transacciones simplifica el trabajo administrativo asociado a la gestion de medicamentos (control de caducidades, retirada, roturas de stock, etc.). La simplificacion de los procesos logisticos, necesaria para la implantacion de estos sistemas, y su posterior automatizacion, mejora la disponibilidad de medicamentos en todo el hospital/unidad y disminuye considerablemente el tiempo empleado (tanto por el personal de atencion del paciente como del personal del SF); tiempo que se puede emplear para tareas clinicas y de atencion farmaceutica.

·          Una gestion de los stocks mas eficiente: se sigue un proceso mas eficiente que los tradicionales sistemas de distribucion de medicamentos. Los sistemas permiten un mayor control del stock, realizar mas pedidos de menor cantidad, y asi tener un stock inferior y espacio suficiente para almacenar los medicamentos.

·          Una mayor seguridad farmacoterapeutica: facilita la trazabilidad interna de los medicamentos. Existe un mayor control de la caducidad de los medicamentos en los puntos de atencion del paciente, reduciendo de esta manera las perdidas por caducidad. Integrado con la ficha farmacoterapeutica informatizada del paciente del paciente permite ademas la deteccion de errores de medicacion y la prevencion de PRM.

·          Una mejora de los flujos de informacion: permiten obtener datos cuantitativos necesarios para el desarrollo de estudios evaluativos que mediran la eficacia y seguridad de tratamientos farmacoterapeuticos, comparandolos con alternativas de tratamiento y evaluar asi su coste-eficacia.

Inconvenientes.

Sin embargo, no todo son ventajas. Existen algunos inconvenientes entre los que destacan:

·          Mantenimiento de un flujo paralelo de distribucion para aquellos medicamentos no incluidos en las EDP: para aquellos medicamentos que porque requieren algun tipo de preparacion previa del SF (por ejemplo, los citostaticos y la nutricion parenteral), por su gran volumen (por ejemplo, soluciones intravenosas de gran volumen) o por su bajo consumo (no se puede incluir todos los medicamentos) es necesario mantener el circuito convencional de distribucion.

·          Regulacion continua del stock de las EDP: para la optimizacion de las EDP es necesario una evaluacion continua del  consumo y stock de medicamentos de cada EDP. De esta manera se podran incluir los nuevos medicamentos y excluir medicamentos de bajo consumo.

Recomendaciones para su implantación.

La instalacion de un sistema automatizado de dispensacion de medicamentos requiere una serie de actuaciones para garantizar una implantacion de exito y su correcto funcionamiento:

·          Definir el objetivo del proyecto y venderlo internamente: es imprescindible realizar una serie de sesiones interdisciplinares[2] previas a la implantacion de las EDPs para presentar el proyecto y definir el objetivo que se pretende alcanzar con su implantacion.

·          Identificar las unidades clinicas donde instalar las EDPs: se recomienda priorizar su implantacion en  las unidades de con un elevado consumo de medicamentos y con dificultades para la implantacion del SDMDU[3] y obtencion de informacion sobre la utilizacion de los recursos farmacologicos.

·          Analizar los flujos logisticos y, en su caso, reingenieria de procesos: la implantacion de estos sistemas necesita un analisis en profundidad de los flujos logisticos actuales de distribucion de medicamentos dentro el hospital/unidad y una revision/adaptacion del papel de los profesionales que intervienen, tanto en el punto de atencion del paciente como en el propio SF.

·          Implantar un proceso adecuado de seleccion de medicamentos: si no existe un proceso estandarizado de seleccion de medicamentos incluidos en el sistema, la implantacion de un sistema automatizado de dispensacion de medicamentos sera poca efectiva. Previo a la implantacion sera necesario definir que medicamentos se incorporaran en las EDPs y en cuantas unidades. Para ello se recurrira a los historicos de consumo de medicamentos.

·          Formacion previa y continuada de los profesionales involucrados: debe diseñarse un plan de formacion inicial, previa a la puesta en marcha del sistema, y continuada que permita la incorporacion de nuevos profesionales en el proceso y su vez implantar un proceso de mejora continua.

Conclusión.

Los sistemas automatizados de dispensacion de medicamentos han demostrado en estos ultimos años ser altamente beneficiosos para los SF. Sin embargo, su implantacion no debe considerarse un fin en si mismo, sino como la posibilidad de utilizar una herramienta que asegure un uso eficiente y seguro de los medicamentos, y que permite maximizar la intervencion farmaceutica en el tratamiento y seguimiento farmacoterapeutico.

Bibliografia consultada.

L. Alvarez Rubio, J. A. Martin Conde, A. Alverdi Leniz, I. Plasencia Garcia, F. Caceres Gonzalez, A. Martin Martin. Evaluacion de un sistema automatico de dispensacion en el Servicio de Urgencias de un hospital de tercer nivel. Servicio de Farmacia. Servicio de Urgencias. Hospital Universitario Ntra. Sra. de Candelaria. Santa Cruz de Tenerife. FARM HOSP, 200; Vol. 27. N.° 2, pp. 72-77.

J. Monterde Junyent, D. Campany Herrero. Sistemas de distribucion de medicamentos en el Hospital. Master en Farmacia Clinica y Asistencial en el Entorno de Pharmaceutical Care (@ distancia).

Schwarz HO, Brodowy BA. Implementation and evaluation of an automated dispensing system. Am J Health-Syst Pharm 1995; 52:823-8.

Magnus GH. Preparing for automated dispensing devices. Am J Health-Syst Pharm 1995; 52:2406-8.

American Society of Health-System Pharmacists. Computerized prescriber order entry systems. http://www.ashp.org

http://www.cardinal.com
http://www.krz.es

http://www.omnicell.com

[1] Se han comercializado diferentes modelos de EDP, distribuidos por distintas compañias (Medstation Rx® de Pyxis Corporation, OmniSupplier® de Omnicell Corporation - EEUU - y Autodrugs® de KRZ SL – España -, entre otras).

[2] Integrado por un responsable del Servicio de Farmacia, un responsable medico y un miembro del equipo de enfermeria de la/s unidad/es clinica/s, un responsable del Servicio de Informatica del hospital y un miembro de la empresa instaladora de los armarios automatizados.

[3] SDMDU: Sistema de Distribucion de Medicamentos en Dosis Unitarias.

Referencia bibliografica

Gomez, Gregorio; Carrillo, Esteban. Evaluacion del cumplimiento de objetivos en los sistemas de incentivacion del desempeño. Barcelona: Agencia Valenciana de Salud. Antares Consulting. 2009.

Autor:

Jordi Fabrega - Junior Manager de Antares Consulting

Articulo publicado originalmente en http://www.doctorsandmanagers.com

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