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Arquitectura Empresarial: el nuevo reto de los negocios

Desde que las empresas se convirtieron en «tecno-adictas», la preocupacion de la alta direccion y del gerente de tecnologias de informacion (TI) ha sido el alineamiento de las TI con los objetivos del negocio. Sin embargo, esto no ha sido facil y, mas bien, ha seguido un dificil proceso evolutivo: desde la epoca en que se tenia a la computadora como una herramienta para ahorrar costos, automatizando las planillas y la contabilidad, hasta convertirse en una ventaja competitiva que le permita a la empresa brindar un servicio superior a sus clientes gracias a la mediacion de las TI.

Hoy, ya se le reconoce a las TI las siguientes dos funciones: soportar la eficiencia operativa y sostener la efectividad estrategica, lo que la convierte en la mas compleja de las competencias empresariales.

Es en este contexto que aparece la arquitectura empresarial (AE), que segun el enfoque de negocios que le da Michael Platt, de Microsoft, «[…] is a conceptual blueprint that defines the structure and operation of an organization. The intent of an enterprise architecture is to determine how an organization can most effectively achieve its current and future objectives»1.

Un enfoque mas tecnico lo proporciona Minoli (2008)2, cuando señala que la meta de la AE es crear un ambiente unificado de TI en toda la empresa y sus unidades de negocio, de «estrechos enlaces simbioticos» con el lado de negocios de la organizacion y su estrategia. De ahi que el proposito de la AE sea crear un mapa de los activos de TI y los procesos de negocio, ademas de un conjunto de principios de gobernanza, que conduzcan a «una discusion permanente» acerca de la estrategia del negocio y como puede ser expresada mediante las TI.

DE LOS ARTICULOS SEMINALES AL PROBLEMA METODOLOGICO

Fue en la decada de los años 1980 que, algunos autores de temas estrategicos y de gestion, se percataron del nuevo papel que desempeñaban los sistemas y las tecnologias de informacion en las empresas. Estamos hablando de F. Warren McFarlan (1985)3, Michael E. Porter y Victor E. Millar (1986)4 y Marc S. Gerstein (1988)5. McFarlan sostenia, en aquel entonces, que «los nuevos sistemas electronicos pueden añadir valor al producto y vencer el equilibrio de fuerzas con los competidores»; Porter y Millar advertian que «la revolucion de la informacion esta transformando la naturaleza de la competencia»; y Gerstein profetizaba que «el cambio tecnologico es en esencia irreversible y, para bien o para mal, la tecnologia de la informacion estara presente en todas partes».

No obstante, nada de estos parabienes podian ocultar las dificultades por la que todavia atravesaba una tecnologia joven, con apenas treinta años en el mercado. Las grandes computadoras, mainframe y minis, aun dominaban el mercado, sus costos eran altos y tenian una escasa capacidad de procesamiento (las PC apenas habian entrado al mercado en calidad de juguetes y pasatiempo); las aplicaciones de software, en su mayoria se hacian in-house y las empresas mantenian inmensas tropas de analistas, programadores, operadores y digitadores en ambientes muy frios y de acceso solo a los iniciados.

La unica conexion entre el departamento de PED (procesamiento electronico de datos) y las demas areas de la empresa era la famosa OyM (organizacion y metodos), que cumplia la funcion de traductor de los requerimientos de las areas usuarias a los analistas-programadores.

Para muchos entendidos, el problema central aqui era la falta de dialogo entre los tecnologos y la administracion: no hablaban el mismo idioma, la jerga del tecnico y el argot del negocio no conciliaban. Sin embargo, este problema, si bien importante y evidente, era apenas epidermico. Un problema mayor se escondia: la falta de una metodologia madura.

DE LA INGENIERIA DE LA INFORMACION A LA INGENIERIA EMPRESARIAL

James Martin, un ex IBM y proveniente de las canteras de la informatica y las ciencias de la computacion, fue quien destapo el problema metodologico al reconocer que si bien la ingenieria de software se habia sistematizado bastante, en cuanto metodo, tecnicas y herramientas, aun mantenia las orejeras que no le permitian ver que el software se construye para que la organizacion, y las personas que la componen, lo utilicen. Es asi que propuso su Ingenieria de la Informacion (II) como metodologia holistica y top-down para enfrentar basicamente el aislamiento y la falta de integracion de las aplicaciones empresariales, estableciendo que estas deben planificarse, analizarse, diseñarse y construirse a partir de los objetivos y metas empresariales, guiadas por los factores criticos de exito de las empresas y sus altos directivos, aprovechando las oportunidades internas y externas de usar TI en beneficio de la empresa.

Martin (1989) definio II como «la aplicacion de un conjunto interrelacionado de tecnicas formales para la planificacion, analisis, diseño, y construccion de sistemas de informacion sobre la base de enfocar la empresa como un todo […]»6. Se puede preguntar: ¿cual es el objeto de estudio de la II? La respuesta equivocada es «un conjunto interrelacionado de tecnicas»; la respuesta correcta es «la empresa como un todo». De alli que tambien se definio la II como «un conjunto de disciplinas automatizadas, aplicadas a toda la organizacion, para proporcionar la informacion correcta, a las personas correctas, en el momento correcto». Pocos años despues complemento su II con las disciplinas de la gestion total de la calidad y la reingenieria de procesos de negocios, para formar lo que el denomino Ingenieria Empresarial (IE).

Es pues James Martin (1995) pionero de la Ingenieria Empresarial, que «esta interesada en la arquitectura de las empresas del futuro y los metodos necesarios para cambiar la empresa »7. Visualizo a un emergente profesional: los ingenieros empresariales, que «necesitan estar preparados en metodos de cambio alternativos; necesitan entender las tecnicas para cambiar la cultura organizacional y las tecnologias de informacion que influyen en muchos de los cambios».

Paralelamente, otro destacado informatico, Ivar Jacobson, reconocido como iniciador de las tecnologias orientadas a objetos en el desarrollo de software, descubrio que los mismos estandares que se utilizan para modelar software, bien podian ser utilizados para modelar negocios, y propuso su Ingenieria de Negocios (IN). Jacobson (1995), tambien pionero, dijo: «la ingenieria de negocios es el conjunto de tecnicas que una compañia usa para diseñar su negocio de acuerdo con metas especificas.

El conjunto de tecnicas incluye: procedimientos paso a paso para diseñar el negocio, notaciones que describen el diseño, y heuristica o soluciones pragmaticas para encontrar el diseño correcto, medido en terminos de metas especificas»8. Su planteamiento fue verdaderamente radical y establecio un imperativo: «usted puede competir de manera mas efectiva si usa los modernos principios de ingenieria para diseñar su compañia».

DE LA «PARADOJA DE LA PRODUCTIVIDAD» A LA PRODUCTIVIDAD DE LAS TI

Sin embargo, no todos han visto con mucho entusiasmo la penetracion de las TI en la sociedad como un todo. El premio Nobel de Economia Robert Solow, en 1987, planteo una famosa observacion: «Uno puede ver la era de la informatica en todas partes, excepto en las estadisticas de productividad». Las respuestas academicas a esta paradoja tardaron un poco, mas fueron contundentes.

Oliner y Sichel (2000) concluyeron de manera categorica que «las tecnologias de la informacion han sido el factor clave para el aumento de la productividad»9; nada menos que Alan Greenspan (2000), presidente de la Reserva Federal de los Estados Unidos, atribuyo enfaticamente «el resurgimiento en el crecimiento de la productividad a la revolucion de las tecnologias de la informacion»10.

Estudios posteriores mostraron que no todo el merito podia atribuirse a las TI per se. Comentando un estudio del McKinsey Global Institute del 2003, Carr (2005) destaca que «si bien el uso innovador de las TIC fue sin duda muy importante, el ‘principal catalizador’ ha sido la ‘competencia mas intensa’, que obligo a los ejecutivos a perseguir todo tipo de metodos creativos, a fin de incrementar la eficiencia de sus compañias»11. En otras investigaciones, Carr encontro tambien que «para que las TIC eleven sustancialmente la productividad de una compañia, […] los incrementos dependen tanto de las innovaciones y los procesos de las organizaciones, como de la tecnologia original en si misma».

De estas controversias, por lo demas alturadas y academicas, queda clara la estrecha relacion entre TI y negocio, que comprende a las personas (que hacen uso de «todo tipo de metodos creativos»), los procesos (de negocios de la organizacion, «a fin de incrementar la eficiencia de sus compañias») y la tecnologia («original», de la informacion y las comunicaciones- TIC), que son la esencia de las innovaciones que les permiten a las empresas enfrentar la «competencia mas intensa».

De aqui tambien queda claro que las TI dejaron de ser solo un problema de los tecnicos (lease CIO), la alta direccion (lease CEO) tambien las deben asumir como suyas.

DE LA GESTION DE PORTAFOLIO DE TI A LA ARQUITECTURA EMPRESARIAL

Esta nocion de la relacion entre TI y negocios fue tomada por Maizlish y Handler (2005) para definir su gestion de portafolio de TI como «una combinacion de gente, procesos y la correspondiente informacion y tecnologia que detecta y responde al cambio […]»12.

Para estos autores, el portafolio de TI no solo esta formado por los activos de TI actualmente existentes en la organizacion, como pueden ser la infraestructura, el softpeqware, los datos y la informacion, las personas y los procesos, sino tambien por los proyectos de TI. Es decir, los que se encuentran en desarrollo y aun no son una realidad tangible, pero que si son la expresion del alineamiento de las TI a las estrategias del negocio y a las necesidades de los diferentes stakeholders. Pueden ser considerados activos intangibles, pues todavia no han probado que cumplen su mision y aportan valor al negocio.

Aqui estamos usando el concepto de «valor» en el sentido que le dio Lucas (2000), cuando dijo «no se debe esperar que todas las inversiones en tecnologia de informacion muestren un rendimiento mensurable, […] las inversiones pueden tener valor para una organizacion, aun sin un rendimiento financiero demostrable»13. ¿Como es esto? ¡«Valor» no es lo mismo que «rendimiento»!

Aqui podria advertirse que Lucas esta introduciendo, a la nocion de valor, el mismo componente subjetivo que le introdujo Porter cuando la definio como «[…] lo que esta dispuesto a pagar el cliente».

Quiza lo mas destacable de la propuesta de portafolio de TI de Maizlish y Handler sea el tercer componente, que denominaron «portafolio de descubrimientos » y comprende conceptos e ideas que buscan alinear, priorizar y establecer el balance de las nuevas tecnologias que formen la base de las estrategias de negocio y del cambio cultural. Pero, ¿donde estan esas ideas y esos conceptos? En las personas, es el talento de las personas, en su conocimiento tacito, que tendra sus espacios y canales organizacionales para explicitarse, como lo sugiere la gestion del conocimiento.

He aqui el origen de la innovacion y su circulo virtuoso: descubrimientos que se convierten en proyectos, proyectos que se transforman en activos, y activos que generan nuevas ideas, y asi sucesivamente. En el fondo, lo que ha venido sucediendo es el cuestionamiento al concepto y definicion de TI. Asi lo sugiere Carr (2005), cuando afirma que «el significado de ‘TI’ [en el sentido que hoy comunmente se le da] no incluye la informacion que fluye a traves de la tecnologia, ni el talento de las personas que usan esa tecnologia. […] la informacion y el talento a menudo sientan las bases de la ventaja comercial. Esto ha sido asi, y seguira siendolo».

Carr radicaliza su concepto de TI cuando sostiene que la importancia estrategica de las TI esta decreciendo porque sus aplicaciones en la empresa dejan de ser «propietarias» (unicas) para convertirse en «infraestructurales» (commodities), llegando a ser un simple factor de produccion. Como salida a este impasse recomienda: «a medida que decrece el valor estrategico de la tecnologia, la habilidad con la cual se usa cotidianamente puede llegar a ser aun mas importante para el exito de la compañia».

El reto de las empresas es pues potenciar el talento de las personas, esa habilidad con la cual se usa cotidianamente las TI, lo cual solo lo puede hacer en el marco de una nueva vision proporcionada por la arquitectura empresarial, alineada con sus objetivos y estrategias. Para esto se necesita diseñar sus cuatro componentes: la arquitectura del negocio (o modelamiento de los procesos del negocio), la arquitectura de la informacion (o modelamiento de datos), la arquitectura de sistemas (o modelamiento de aplicaciones de sistemas de informacion) y la arquitectura tecnologica (o modelamiento de redes e infraestructura de hardware y software).

La AE construye la empresa del futuro. La AE no es una especializacion, es una disciplina multi- y trans-disciplinar, es la convergencia de las ciencias del negocio y la de las TI, es el corazon de la Ingenieria Empresarial.

Autor: Jorge Yrivarren

Fuente: Punto de Equilibrio

Fuente: Punto Profesional

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Como funciona la atencion en las audiencias

Antes que nada, obtener y mantener la atencion de una audiencia es probablemente lo mas importante que un presentador ha de ser capaz de hacer. Existen otras cosas que son importantes tambien, pero si los miembros de la audiencia estan perdidos o no estan escuchando, pues no van a escucharte. Ademas, las audiencias aburridas son mas ruidosas y distraen mas al presentador considerando que ellas tienden a hablar entre si, hacer ruido con las hojas, levantarse e irse.

No necesitas ser un psicologo para entender como la atencion funciona, dado que los principios pueden ser resumidos muy facilmente. Una vez que se saben los principios basicos, puedes modificar tus comportamiento de presentador  para mejorar el interes y la atencion. Llegaremos a la atencion efectiva a traves de tecnicas luego. Ahora necesitamos entender los principios.

1. Relevancia

La gente prestara una atencion especial a aquello que perciban relevante para sus propias vidas y preocupaciones. Esto es bastante obvio, realmente.

2. La importancia de resaltar/relacionar

La gente usualmente no vera la relevancia de lo que se le este diciendo sin que las inferencias se le sean resumidas  y resaltadas por ellos. En otras palabras, puede que estes presentando algo que la audiencia deberia de considerar como relevante, o importante, pero ellos no lo ven asi. Lo que necesitas es resaltar, relacionando el hecho o la parte de informacion con el beneficio con que este se vincula. Necesitas explicar la importancia de lo que estas diciendo.

3. Cambio

La gente tiene dificultad en prestar atencion a lo que sea que no cambia o es relativamente constante o repetitivo.  Por ejemplo, aprendemos a dejar pasar desapercibido el sonido invariable de un aire acondicionado, aunque si lo notaremos cuando se apague. Es por ello que una voz monotona es tan aburrida, o que sea mas dificil prestar atencion a un presentador en un podio que a uno que se este moviendo constantemente (generalmente).

4. Cambio controlado

El elemento clave en generar la atencion humana es introducir un cambio controlado en el ambiente. Depende del rol del presentador cambiar las cosas... usar av, moverse, cambiar el tono de voz, la velocidad, etc. Esto hace al entusiasmo.

5. Cosas que distraen

La gente puede prestar a cosas que son irrelevantes o triviales, ya que mucha gente tiene problemas para identificar punto o cuestiones claves.

La gente se distraera por cosas insignificantes que salen de lo comun (prueba dejarte la cremallera baja o haz sonar tus llaves). La gente tambien se perdera puntos claves a menos que tu las ayudes.

Aplicaciones

Basado en estos principios de atencion podemos hacer las siguientes sugerencias para los presentadores:

1. Dentro de los primeros cinco minutos de cualquier presentacion, el presentador debe crear la idea de que lo que va a ser dicho sea de relevancia para la audiencia. Es importante que el presentador entienda las preocupaciones de audiencia con respecto al tema y los exprese apropiadamente. ¿Siempre establece la relevancia a partir del punto de vista de la audiencia!

2. Incluso en la presentacion mas corta, el presentador “envia” un monton de informacion. La audiencia solo retendra una porcion de ella, con lo cual es muy importante que esta retenga los puntos claves, y no detalles tangenciales. Los presentadores pueden ayudar a la audiencia a focalizar los puntos claves a traves del enfasis verbal (tono, potencia, silencio), el uso de retoproyectores para puntos clave, etc.

3. Es dificil para una audiencia prestar atencion por largos periodos de tiempo cuando no existe demasiado cambio en la conducta del orador. La peor tactica es quedarse quieto, sin hacer nada, y hablar en zumbido monotono, o mostrando diapositiva tras diapositiva. Un presentador experto, usando los elementos de cambio, es capaz de mantener la atencion por largos periodos de tiempo haciendo uso de si mismo como un punto focal cambiante de atencion. Esto significa el uso de:

- movimiento
- gestos
- variaciones en el tono y volumen de voz
- silencios estrategicos
- lenguaje pintoresco (pero profesional) o con “color”
- variando la distancia con respecto a la audiencia
- variando la velocidad del discurso
- el uso estrategico de material audio-visual
- evitando repeticion en el formato

¿Como “pararse” en una presentacion?

Cuando usted comienza a dar presentaciones, y mas aun si es su primera vez en el tema, tendera a preocuparse por sus movimientos en el escenario.
Muchas veces habra escuchado que lo mejor es permanecer rigido cuando usted da un discurso, y por otro lado habra escuchado tambien que es bueno moverse. En realidad eso dependera unicamente de lo que usted sienta, de como este mas comodo.

Si se mantiene parado adopte una posicion comoda y no de absoluta rigidez. De este modo le demostrara a la audiencia que usted esta confiado en sus dichos. La mejor postura para dar esta impresion –y tambien la mas comoda- es con el cuerpo recto y mirando a la audiencia, las piernas ligeramente separadas y los dedos gordos de los pies apuntando levemente hacia afuera.
Cuando este parado y quieto frente al publico, apoye el peso sobre sus piernas en forma uniforme. La inclinacion hacia un lado da imagen de aburrimiento y desinteres en lo que esta haciendo.

Siempre tenga en cuenta que todos lo puedan ver, sobre todo cuando dice cosas relevantes. No se pare delante de una luz intensa porque el publico lo vera como una silueta negra.
No se siente mientras habla ya que seguramente habra personas que no lo tengan a la vista, ya sea por estar lejos o porque alguien que se haya sentado delante de ellos no le permite divisarlo.

Trate de no inclinarse contra el atril o escritorio, apoyando sus brazos en el. De ese modo parecera cansado y la gente lo notara de inmediato. Si hay un atril, parese al lado, y no detras.

Tampoco debe sentarse en el escritorio, para no dar la impresion de pensar que usted es mas importante e inteligente que la audiencia. Siempre mantenga una cierta postura de firmeza, para afirmar, valga la redundancia, su discurso.

Igualmente, no hay una “formula” para lograr la postura adecuada. Siempre tenga en cuenta que su postura debe ser congruente con su discurso y con su tono al hablar.

En resumen, si usted no esta comodo haciendo algo no lo haga. Actue como lo hace habitualmente. Si por ejemplo mueve mucho las manos al hablar cotidianamente hagalo. Si no las utiliza demasiado, no las mueva entonces durante una presentacion. Mientras mas seguro este usted de sus movimientos mas segura estara la gente de sus dichos.

Una buena opcion antes de encarar una presentacion es practicar. Usted se preguntara ¿como hago para que la gente se sienta comoda y no vea que con mis movimientos me siento nervioso? Para esto procure ensayar frente a un espejo.

Diga todo lo que tiene previsto y mirese como si usted fuera el publico. Asi se dara cuenta de lo que tiene que modificar -o no- de sus movimientos.

Una presentacion no es una formacion militar. Evite pararse con los pies firmes y las manos detras de la espalda. Es una postura demasiado formal, lo hara parecer tenso, y pone una distancia que impide la comunicacion deseable con el publico.

Tampoco es un partido de futbol en el que a usted le toca estar en la barrera. No se pare tomandose las manos por delante, pues ademas de ser una postura incomoda dara la impresion de que esta a la defensiva y alejara emocionalmente a la audiencia de usted.

Tambien es una postura defensiva y que pone barreras con los demas pararse con los brazos cruzados sobre el pecho o el abdomen.

Otro consejo es no poner las manos en los bolsillos. Esto le dara un aspecto de desprolijidad y despreocupacion ante el tema que va a tratar.
Si las puso en los bolsillos sin darse cuenta, mantengalas quietas y no juguetee con nada que tenga en los bolsillos. Luego saquelas lentamente y en un momento en que tenga que utilizas las manos para algo (señalar algo en la pantalla, por ejemplo).

Tampoco tenga las manos en las caderas. La gente notara un cierto aire de arrogancia y falsedad en su persona.

Y si usted esta acostumbrado a frotarse las manos mientras habla, trate de cambiar esa costumbre, ya que parecera que todo lo que dice es mentira, ademas de provocar rechazo.

La mirada

Como hemos dicho anteriormente lo mas importante es el contacto visual con el publico.

Siempre tenga en cuenta mirar a la audiencia, pero sabiendo que no debe fijar su mirada mas de tres o cuatro segundos en una misma persona. Vaya moviendo la vista con frecuencia y eligiendo al azar sus “blancos”. Lo mejor es la variacion y no fijarse solo en una sola persona -o dos- durante toda la presentacion, ni parecer que esta constantemente escudriñando a los presentes.

Otra opcion es mirar a “todos”. ¿Como se logra esto? Obviamente es dificil no fijarse en una sola persona ya que es lo primero que a cualquier ser humano le llama la atencion. Pero con la practica lograra poder mirar a todo el publico a la vez.

Esto se debe a que los seres humanos tienen una vista en abanico, que produce el llamado “efecto aura”.
En efecto, el campo visual se abra como si fuera un abanico a medida que la mirada se aleja, ampliandose hacia los cuatro costados del foco de su mirada (la persona a la que usted esta mirando en un momento determinado).
Por ello, cuando usted mira a una persona, las que estan a su alrededor creeran que las esta mirando a ellas. Y cuando mas lejos mire el orador, mas seran las personas que piensen que las esta mirando a ellas.

Muchas veces tambien es bueno romper por algunos instantes el contacto visual con el publico, por ejemplo para descomprimir un poco una situacion, o para pedir al publico que piense o se concentre en algo por unos instantes.

Claves para una presentacion exitosa

1. CONOCER A SU AUDIENCIA:

¿Quienes son las personas que van a asistir?
¿Que esperan de usted?
¿Como las va a tratar?
¿Cual espera que sea su reaccion?
¿Como hacer que respondan del modo que usted desea?
La audiencia que me imagino –o desearia- ¿es la real? ¿A cual de las dos se esta dirigiendo mi presentacion? ¿a la real o a la imaginaria?

2. SIENTASE RELAJADO

Lo mejor es estar lo mas comodo posible. Hablar de manera breve y sencilla. Sin vueltas. Poder demostrar que usted sabe del tema y no necesita ninguna impostura.

3. VAYA DIRECTO AL PUNTO CENTRAL

No de vueltas sobre un mismo tema. Ataque directamente el quid de la cuestion. Hagale saber a la audiencia lo que realmente necesita y no exponga todos sus conocimientos si no son necesarios.

4. TENGASE FE

Sus palabras deben sonar seguras, firmes. De este modo la audiencia le creera todos sus dichos. No trate mal a la gente –aunque sea alguien molesto- y este seguro de todos los pasos que va a dar en la presentacion. No se subestime ni tome a la audiencia como un enemigo o mal predispuesta hacia usted.
Muy por el contrario, por lo general el publico siempre esta de parte del orador cuando comienza una presentacion. Confirme esa tendencia mostrandose seguro y confiado en usted mismo, y el publico perdonara con gusto cualquier pequeño error que cometa.